Розпочнемо з прикладу: директор заходить до кабінету інженера з охорони праці:

— Павле Михайловичу, треба підготувати звітність за останній рік з охорони праці, завтра буде перевірка. Сподіваюся, у вас тут усе в порядку?

— Так, звісно! Усі документи в шафах, посортовані за алфавітом: інструктажі — під літерою І, медогляди — під літерою М, навчання — під літерою Н. Працівники, як і має бути, розміщені за знаком зодіаку та місячним календарем.

Думаєте — це анекдот, і вже ніхто не тримає документи з охорони праці в папері? А ось і ні, на жаль, це — сумний факт: десь 90 % наших клієнтів до знайомства з нами навіть і не думали про електронну базу документації. Одні не хочуть нічого змінювати, інші просто звикли, треті не бажають вчитися працювати за комп’ютером.

Нещодавно одна власниця навіть пожалілася: «Ось бачите, коли світла немає, наші старі паперові архіви якраз не завадили б, ніж оце ваше ЕДО». Та це, звісно, жарт: вони мають достатньо генераторів, щоб у будь-який момент перевірити необхідний документ чи внести запис у журнал з охорони праці.

Тож головна думка на початку нашого матеріалу: на кожному виробництві охорона праці — це базова вимога безпечної роботи.

Щоб тримати цю функцію під контролем, інженер з охорони праці обробляє купу документів:

• перевіряє та оновлює інструкції, правила й положення;
• виписує накази, допуски й посвідчення;
• отримує дозволи, сертифікати й декларації;
• заповнює журнали інструктажів, оглядів і навчання;
• готує відповіді на запити органів влади;
• формує звітність;
• веде розслідування нещасних випадків.

Охорона праці — це базова вимога безпечної роботи

І це далеко не все, і навіть не половина з усіх «паперових» завдань інженера з охорони праці. Тож як ви гадаєте, як це робити зручніше: досі тримати на папері чи перейти на електронний формат?

Ми будемо радити те, що реально працює, і сьогодні розповімо про електронний документообіг в охороні праці (далі — ЕДО).

Як запустити ЕДО в бізнесі для підвищення його ефективності та для доступності роботи з документами

У сфері охорони праці останній раз це питання врегулювали наказом Міністерства економіки України «Про затвердження Порядку впровадження електронного документообігу в системі управління охороною праці» від 28 жовтня 2021 р. № 839–21 (далі — Порядок № 839).

Зверніть увагу!

Одразу хочемо наголосити: запровадження електронного документообігу є правом, а не обов’язком власника.

Але, якщо роботодавець прийняв рішення впровадити ЕДО та видав відповідний наказ по підприємству, уже не відкрутишся: Порядок № 839 стає обов’язковим на підприємстві.

Щоб запустити ЕДО в бізнесі, роботодавець має виконати такі дії:

1. Видати наказ по підприємству щодо впровадження ЕДО.
2. Затвердити перелік документів, ведення яких передбачається в електронній формі.
3. Затвердити порядок, як ці документи правильно створювати, відправляти, передавати, одержувати, зберігати, обробляти, використовувати та знищувати.
4. Забезпечити:

• зберігання електронних документи у сфері охорони праці терміном не менше, ніж паперові — цьому допомагає використання електронних підписів у форматі, придатному для тривалого архівного зберігання;
• вільне ознайомлення працівників з документами (якщо це можливо);
• отримання інспекторами Держпраці, в разі перевірки, примірників електронних документів, що відповідають вимогам до форматів даних ЕДО, встановлених законодавством.

Зверніть увагу на 4 переваги ЕДО

1 При використанні ЕДО документи передаються від одного співробітника до іншого миттєво. Тобто, вам не треба довго чекати: для прикладу, якщо при паперовому документообігу на доставлення вхідної кореспонденції персоналу витрачається в середньому 5 год, то при ЕДО — лише 5 хвилин. Так час обробки документів скорочується на 90 %.

2 Зручність і мобільність роботи з електронними документами. Можна працювати дистанційно з будь-якого куточка нашої планети, не прив’язуючись до конкретного місця роботи.

3 Майже 60 % друкованих копій документів втрачають свою актуальність… у той же день! Вони або одразу потрапляють у смітник, або залишаються лежати на столі «мертвим вантажем». Це реальні факти з нашого досвіду проведення аудитів.

4 Електронний документ, як і його копія, вважаються оригіналом документа, за наявності обов’язкових реквізитів, зокрема, електронного підпису.

Розвінчуємо міфи про ЕДО. Ви маєте це знати

Згідно з відкритими даними, з одного дерева виробляють 12,5 тис. паперових аркушів. Але це лише 25 пачок паперу А4! Зважте на те, що знищити дерево — легко. А ось, щоб його виростити — потрібні роки. Здається, переваги ЕДО — очевидні. Але все одно залишається чимало апологетів паперу.

Міф 1. Компанії, які ще не перейшли на електронний документообіг, серед причин, що їх стримують, найчастіше називають такі:

а) не всі інженери з охорони праці хочуть навчатися працювати з новим функціоналом;

б) електронний документообіг, мабуть, коштує дорого.

Розвінчуємо ці міфи: вчитися новому не хочуть переважно ті, кому «і так піде». А ще такі працівники думають лише про себе, а точно не про підприємство, підвищення його ефективності та доступність роботи з документами. Навіть якщо деякі системи ЕДО можуть бути непростими — складність їхнього сприйняття можна звести до мінімуму, якщо стимулювати працівників приємними бонусами.

Міф 2. А ось друга хибна думка є для нас, як для спеціалістів з охорони праці, ще більш обурливою. Так, деякі інженери стверджують, що впровадження програм для електронного документообігу неодмінно коштує чимало, тому його можуть дозволити собі лише компанії з великими бюджетами.

Розвінчуємо ці міфи: Ми, зазвичай, у відповідь запитуємо: а ви рахували, у скільки обходиться вашому підприємству паперовий документообіг? А порівнювали цю цифру із ціною за систему ЕДО? Частіше за все, до таких «складних» математичних операцій справа не доходить, і власник навіть може не здогадуватися, скільки він переплачує, продовжуючи залишатися в паперовому режимі оформлення питань з охорони праці.

Також важливо врахувати звітність (наприклад, про травматизм і про недоліки на робочих місцях): через електронний документообіг інформація до всіх відповідальних потраплятиме в ту ж секунду, коли буде відправлена. До того ж відреагувати на неї можна також практично миттєво. Цієї розкоші ви позбавлені, якщо використовуєте лише паперовий варіант документообігу: зібрання комісії та прийняття рішень може затягнутись на декілька днів, а то й тижнів.

Зверніть увагу!

Створивши всього-на-всього одну форму зі збору інформації про, наприклад, недоліки, можливі травми, ви створите механізм, за допомогою якого інформація передаватиметься від працівника, який зафіксував відповідний випадок, до відповідальної особи миттєво, а відповідальна особа зможе відповідно до пріоритетів відреагувати, не чекаючи письмової чи усної вказівки керівника. Це зекономлені години та дні, врятовані працівники чи обладнання та відсутність зайвої бюрократії.

А ось які висновки ми підготували.

Висновок 1. Рішення про перехід на електронну форму документів з охорони праці підприємство приймає добровільно, вас ніхто не змушує. Але працівники й інженер з охорони праці, коли всі звикнуть, точно подякують вам за це. Оформлюється таке рішення, як правило, наказом керівника.

Висновок 2. Власник може сам обирати за допомогою якого програмного забезпечення будуть створюватися електронні документи з охорони праці. Так, це може бути і власне програмне забезпечення (ПЗ), яке зовнішня ІТ-компанія створила на замовлення підприємства, і ПЗ, право користування яким придбано за ліцензією.

Висновок 3. Всі, хто складатимуть електронні документи з ОП, повинні мати власні електронні цифрові підписи.

Чи вдалося нам переконати вас перейти на ЕДО або хоча б спробувати?

Не варто зволікати: якщо завтра на порозі стоятиме інспектор — набагато зручніше показати йому всю документацію з екрана одного ноутбука інженера з ОП, ніж водити його по кабінетах і коморах, заставлених теками вкритими пилом.